Minimieren Sie Ihr Datenrisiko!
Doceto hilft Ihnen personenbezogene Informationen in Ihren Datenbeständen zu finden, zu sichern und zu verwalten!
Von Datenschützern für Datenschützer gemacht
Mit Hilfe unserer Software Doceto DS lassen sich personenbezogene Daten auf Ihren Systemen wie Teams, SharePoint und Exchange Servern sowie Netzlaufwerken zuverlässig und schnell identifizieren. Zahlreiche Verwaltungsoptionen ermöglichen alle für den Schutz Ihrer Daten notwendigen Maßnahmen. So kann zuverlässig und effizient Konformität mit Standards wie der DSGVO gewahrt werden.
Personenbezogene Daten finden
Verwalten, Schützen, Anonymisieren
DSGVO konform handeln
Daten finden – Risiken reduzieren
Doceto DS findet zuverlässig personenbezogene Daten. So können Sie sicher gehen, dass sich auf Ihren Systemen keine personenbezogenen Daten befinden, von denen Sie nichts wissen. Doceto DS hilft Ihnen aktiv dabei, dieses Risiko zu vermindern.
Die schnelle Suche auf allen Systemen wie Netzlaufwerken, SharePoint oder Teams ermöglicht präzise Identifikation personenbezogener Daten, dank OCR sogar in gescannten Dokumenten. Für Betroffenenanfragen lassen sich effizient und zeitsparend Datensätze zu bestimmten Personen suchen.
Im nächsten Schritt kann die weitere Vorgehensweise exakt geplant und mit den Fachabteilungen koordiniert werden. Hierfür können Sie die Zugriffsberechtigungen genau prüfen, nicht mehr benötigte Daten umgehend löschen (Datenminimierung) oder personenbezogene Daten in (auch gescannten) Dokumenten automatisch anonymisieren.
Am Ende senken Sie das Risiko eines Datenlecks und eines Bußgeldes enorm, da Sie stets wissen, welche personenbezogenen Daten Sie gesammelt haben, wo sich diese befinden und wer darauf Zugriff hat. Diese Informationen lassen sich mit einem einfachen Klick als DGVO-konformer Report für die Behörden exportieren.
So funktioniert es
Künstliche Intelligenz erkennt Muster
Die Doceto Engine basiert auf einem hochentwickelten AI-Algorithmus, der Ihre Daten nach Mustern personenbezogener Daten scannt.
Schneller Zugriff dank inkrementell aktualisiertem Datenindex
Priorisierung besonders gefährdeter Daten
Dank eines elaborierten Relevanzrankings finden Sie besonders gefährdete Daten auf den ersten Blick. So erkennen Sie personenbezogene Daten von besonders sensiblem Charakter oder von hoher Menge in einem Dokument besonders schnell.
Identifikation in allen gängigen Dateiformaten und sogar in gescannten Dokumenten
Die Doceto Engine identifiziert personenbezogene Daten zuverlässig in allen gängigen Text-, Tabellen und sonstigen Officeformaten. Dank OCR sogar in gescannten Dokumenten, die aus einem Bild bestehen.
Die Identifikation war nur der erste Schritt
Überprüfung der Zugriffsrechte
Sie können die Zugriffsrechte auf Ihre Dateien jederzeit überprüfen und so Sicherheitslücken einfach entdecken. Mit wenigen Klicks sehen Sie Besitzer, Leser und Bearbeiter der Daten.
Verwaltung der Aufgaben in den Fachabteilungen
Datenschutz ist im Unternehmen stets ein kollaboratives Thema. Doceto DS unterstützt Sie bei Ihrer Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und lässt Sie den aktuellen Stand der mit den identifizierten Daten verbundenen Aufgaben überprüfen und delegieren.
Datenminimierung nicht mehr benötigter Dokumente
Als wichtiges Prinzip im Datenschutz ist stets die Minimierung personenbezogener Daten geboten. Daher lassen sich Dokumente, bei denen Klarheit über Ihre Notwendigkeit im Datenbestand herrscht, dauerhaft löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Anonymisierung sogar von gescannten Dokumenten
Mitunter werden Teilinhalte von Dokumenten, die personenbezogene Informationen enthalten, immer noch benötigt. Die effektive Anonymisierungsfunktion von Doceto DS lässt Sie sensible Daten schwärzen, selbst in gescannten Dokumenten, die auf Bilddateien basieren.
Betroffenenfragen effizient beantworten
Dank der Möglichkeit speziell nach personenbezogenen Daten in Bezug auf eine bestimmte Person zu suchen und diese Informationen zu exportieren, können Sie Betroffenenanfragen effizient und problemlos innerhalb der gesetzlichen Monatsfrist beantworten.
Erstellung von DSGVO-konformen Reports
Ob für Behörden, bei Audits oder die eigene Geschäftsleitung: Erstellen Sie innerhalb weniger Minuten fertige Reports, um Ihre aktuelle Datensituation zu beleuchten. So bewahren Sie Konformität mit der DSGVO und sparen enorm viel Zeit.
Doceto unterstützt Sie in allen Bereichen der Microsoft 365 Welt
Kompatibilität mit dem gesamten Portfolio
Komplette Analyse Ihrer Teams, SharePoint, OneDrive oder Outlook Laufwerke und Server
Prüfung von Zugriffsrechten auch über Verlinkungen
Korrektur von Fehlern im Berechtigungsmodell
Beispiel für einen Datenreport
Doceto DS findet bereits jetzt jede in Deutschland gängige Art von personenbezogenen Daten.
- Standardmuster wie Namen, Adressen oder Telefonnummern etc.
- Finanzdaten wie Kreditkartennummern, IBAN.
- Behördliche Identifikatoren wie Personalausweisnummern, Steuernummern, Führerscheinnummern etc.
- Dazu kommen interne Kundennummern (Pseudonyme), die sich beliebig auf Ihre Strukturen anpassen lassen.
- Ständige Erweiterung der Erkennungsmuster und des AI-Algorithmus
Häufig gestellte Fragen
Wie erkennt der Algorithmus personenbezogene Daten in Dateien?
Der Algorithmus sucht nach Mustern, sogenannten Patterns, die gängigen Formaten entsprechen. Beispielsweise haben Personalausweisnummern einen speziellen Aufbau mit einer Prüfziffer, die sich auch mathematisch berechnen lässt. Der Doceto Algorithmus erfasst also nicht einfach eine x-beliebige Anzahl Stellen, sondern berechnet gegebenenfalls einzelne Werte oder gleicht sie mit internen Listen ab, beispielsweise bei Namen.
Funktioniert der Doceto Algorithmus zuverlässig?
Durch intensive Schulung und ständige Verbesserung ist die Zuverlässigkeit des Doceto Algorithmus sehr hoch. Eine hundertprozentige Genauigkeit ist aber schwer zu erreichen. Je eindeutiger personenbezogene Daten sind, beispielsweise durch Schlüsselwörter als zusätzlichem Identifikator neben den Mustern, umso näher kommt man an eine hohe Genauigkeit heran.
Welche Dateitypen werden gescannt?
Alle gängigen Office-Formate und mehr: doc, docx, doc, dot, dotm, rtf, xls, xlsx, xlsm, xlsb, csv, txt, ppt, pptx, pptm, pot, potx, potm, pps, ppsm, ppsx, pdf u.v.m.
Viel versprochen. Zeit, es mit einer Demo zu beweisen!
Lassen Sie uns Doceto DS kostenlos demonstrieren und Ihnen zeigen, warum Sie zukünftig nicht mehr ohne auskommen möchten.
Wo sollen wir anfangen? Mit einem kostenlosen Datenreport!
Wenn Sie sich erst einmal einen Überblick über die Situation Ihrer Daten im Unternehmen verschaffen möchten, erstellen wir Ihnen gerne schnell und unkompliziert einen Datenreport für Ihre Systeme.